Sådan behandler og beskytter vi personoplysninger

Privatlivspolitik

Vi bruger kun personoplysninger, når det er nødvendigt for at rådgive, administrere aftaler, opfylde lovkrav, kommunikere og drive vores virksomhed sikkert. Vi sælger ikke personoplysninger.

1. Dataansvarlig

Arvad Finanshus ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles som led i vores rådgivning og øvrige aktiviteter.

Virksomhed Arvad Finanshus ApS
Adresse Emdrupvej 54,
2400 København NV
CVR-nr. 36474629
Telefon 70 20 27 24
E-mail kontakt@arvad-finanshus.dk

Spørgsmål om behandling af personoplysninger og anmodninger om at gøre rettigheder gældende kan sendes til ovenstående e-mailadresse. Angiv gerne “Persondata” i emnefeltet. Undlad at sende CPR-nummer eller andre fortrolige oplysninger i almindelig e-mail.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af relationen og den konkrete ydelse kan vi behandle:

• Identitets- og kontaktoplysninger, fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato og i relevante tilfælde CPR-nummer.
• Kunde- og aftaleoplysninger, fx kundenummer, rådgivningsbehov, aftaler, fuldmagter, korrespondance og mødenoter.
• Økonomiske oplysninger, fx indkomst, skat, pension, forsikring, investeringer, formue, gæld, budget, ejendomme, virksomhedsforhold og bankoplysninger.
• Dokumentation, fx årsopgørelser, lønsedler, pensions- og forsikringsoversigter, depotoversigter, lånedokumenter, kontrakter og juridiske dokumenter.
• Lovpligtige kontroloplysninger, fx legitimationsmateriale, oplysninger om reelle ejere og midlernes oprindelse, når lovgivningen kræver det.
• Følsomme eller fortrolige oplysninger, fx helbredsoplysninger i forbindelse med pension og forsikring eller oplysninger om familieforhold i en juridisk rådgivningssag, når de er nødvendige.

• Tekniske oplysninger fra hjemmesider og digitale løsninger, fx IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, logdata samt cookie-ID’er.
• Rekrutteringsoplysninger, fx CV, ansøgning, uddannelse, erfaring, referencer og noter fra samtaler.

Vi tilstræber ikke at indsamle flere oplysninger end nødvendigt. Oplysninger om strafbare forhold behandles kun, hvis det er relevant og lovligt i den konkrete sammenhæng.

3. Hvor får vi oplysningerne fra?

• Fra dig selv, fx via kontaktformular, e-mail, telefon, møder, digitale portaler og dokumenter, du sender til os.

• Fra personer, du bemyndiger, fx ægtefælle/samlever, rådgivere eller arbejdsgiver.

• Fra banker, realkreditinstitutter, pensions- og forsikringsselskaber, investeringsplatforme, offentlige myndigheder og andre tredjeparter, når du har givet fuldmagt, eller når vi har andet lovligt grundlag.

• Fra offentligt tilgængelige kilder og registre, når det er relevant for opgaven.

• Fra vores egne hjemmesider og it-systemer gennem cookies, sikkerhedslogning og anden teknisk registrering.

4. Formål, retsgrundlag og opbevaring

Nedenfor beskriver vi de væsentligste behandlingsaktiviteter. Den konkrete opbevaring kan være længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, eller hvis anden lovgivning kræver det.

Situation og formål	Typiske oplysninger	Retsgrundlag	Opbevaring
Henvendelser og tilbud	Kontaktoplysninger, behov, korrespondance og indledende økonomiske oplysninger.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.	Som udgangspunkt op til 12 måneder efter seneste kontakt, hvis der ikke etableres et kundeforhold.
Rådgivning og kundeaftaler	Identitets-, kontakt-, økonomi-, aftale- og dokumentationsoplysninger.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b, c og f. Følsomme oplysninger: art. 9, stk. 2, litra a eller f, når relevant.	Som udgangspunkt i kundeforholdet og derefter i mindst 5 år fra udløbet af det år, hvor den seneste rådgivningskontakt eller aftale ophørte, med forbehold for længere lovpligtige frister.
Hvidvaskkontrol og øvrige lovkrav	Legitimation, CPR-nummer, reelle ejere, transaktioner, formål og midlernes oprindelse.	GDPR art. 6, stk. 1, litra c, jf. relevant sektor- og hvidvasklovgivning.	I den periode, som den relevante lovgivning kræver.
Fakturering og bogføring	Kontakt-, aftale-, betalings- og fakturaoplysninger.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b og c.	Som udgangspunkt 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, eller længere hvis krævet.
Kundeservice og kvalitet	Korrespondance, sagsdata, klager, møde- og telefonnoter.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.	Så længe det er nødvendigt for sagen og dokumentationen, typisk som del af kundesagen.
Nyhedsbreve og elektronisk markedsføring	Navn, e-mail, samtykke, interesser og responsdata.	GDPR art. 6, stk. 1, litra a og markedsføringslovens regler.	Indtil samtykket trækkes tilbage. Dokumentation for samtykke kan opbevares, så længe et krav kan gøres gældende.
Almindelig markedsføring og arrangementer	Kontaktoplysninger, relation, interesser og tilmeldinger.	GDPR art. 6, stk. 1, litra a eller f, afhængigt af aktiviteten.	Så længe formålet og grundlaget består, eller indtil indsigelse/tilbagetrækning.
Hjemmeside, cookies og sikkerhed	IP-adresse, enheds-, browser-, cookie- og logoplysninger.	Nødvendige cookies: art. 6, stk. 1, litra f. Øvrige cookies: samtykke efter cookiereglerne og art. 6, stk. 1, litra a.	Efter de frister, der fremgår af den aktuelle cookieoversigt, og ellers kun så længe det er nødvendigt.
Leverandører og samarbejdspartnere	Erhvervskontakt, rolle, aftaler og korrespondance.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.	I samarbejdsperioden og derefter efter relevante dokumentations- og forældelsesfrister.
Rekruttering	Kontaktdata, CV, ansøgning, kvalifikationer, referencer og samtalenoter.	GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f. Eventuelt samtykke ved opbevaring til senere stillinger.	Ikke-ansatte kandidaters materiale slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter afsluttet rekruttering, medmindre andet aftales lovligt.

5. CPR-numre og følsomme oplysninger

CPR-numre behandles kun, når det følger af lovgivning, er nødvendigt for entydig identifikation i den konkrete rådgivning, eller når der foreligger et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesloven. Følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, behandles kun, når de er nødvendige, og der foreligger et særskilt lovligt grundlag. Et samtykke kan tilbagekaldes, men tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er foretaget.

6. Modtagere og videregivelse

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt.

Modtagere kan, afhængigt af opgaven, være:
• banker, realkreditinstitutter, pensions- og forsikringsselskaber, investeringsplatforme og andre finansielle virksomheder
• offentlige myndigheder, domstole, skifteretter og tilsynsmyndigheder; • revisorer, advokater og andre professionelle rådgivere;
• it-, hosting-, CRM-, e-mail-, signerings-, sikkerheds-, analyse- og kommunikationsleverandører, der behandler oplysninger efter vores instruks;
• andre parter, som du har bedt os kontakte, eller som du har givet samtykke eller fuldmagt til at dele oplysninger med.

Databehandlere må alene behandle oplysninger efter dokumenteret instruks og er underlagt krav om fortrolighed, sikkerhed og kontrol. Når en modtager selv bestemmer formål og hjælpemidler, er modtageren selvstændigt dataansvarlig.

7. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle leverandører eller deres underleverandører kan være etableret uden for EU/EØS. Hvis personoplysninger overføres til et tredjeland, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse eller standardkontraktbestemmelser, suppleret med relevante sikkerhedsforanstaltninger. Du kan kontakte os for oplysninger om det anvendte overførselsgrundlag i en konkret behandling.

8. Cookies og hjemmesider

Vi anvender nødvendige cookies for at få hjemmesiden til at fungere og kan anvende statistik- og markedsføringscookies, hvis du har givet samtykke. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookiesamtykke tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger. Den aktuelle cookieoversigt beskriver leverandører, formål og varighed. Et tilbagekaldt samtykke påvirker ikke cookies, der allerede er behandlet lovligt før tilbagekaldelsen.

9. Automatiske afgørelser og profilering

Vi træffer ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for dig alene på grundlag af automatisk behandling. Hvis dette ændrer sig, giver vi særskilt information om logikken, betydningen og de forventede konsekvenser.

10. Sikkerhed og fortrolighed

Vi har passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som tilpasses oplysningernes karakter, omfang, formål og risiko. Det omfatter blandt andet adgangsstyring, fortrolighedskrav, sikker kommunikation, backup, logning, leverandørstyring, opdatering af systemer og procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud. Adgang gives kun til personer med et arbejdsbetinget behov. Send ikke CPR-numre, helbredsoplysninger, kontoudtog eller anden fortrolig dokumentation i almindelig e-mail. Brug den sikre løsning eller kanal, som din rådgiver anviser.

11. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne kan du, afhængigt af omstændighederne, have ret til: • indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig;
• at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet;
• at få oplysninger slettet;
• at få behandlingen begrænset;
• at gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser og altid mod direkte markedsføring;
• at modtage oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført, hvor reglerne om dataportabilitet gælder;
• at tilbagekalde et samtykke til enhver tid;
• ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, når betingelserne i reglerne er opfyldt.

Rettighederne er ikke absolutte. Vi kan fx være forpligtet til at opbevare oplysninger eller undlade at udlevere materiale af hensyn til andre personers rettigheder, lovkrav, tavshedspligt eller retskrav. Vi kan bede om de oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

12. Klage til Datatilsynet

Du er velkommen til først at kontakte CEO Susanne Arvad på e-mail: susanne@arvad.nu som er klageansvarlig, så

vi kan forsøge at finde en løsning. Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Myndighed Datatilsynet

Adresse Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Telefon 33 19 32 00

Hjemmeside www.datatilsynet.dk

13. Opdatering af politikken

Vi opdaterer politikken, når vores behandlinger, systemer, leverandører eller regler ændrer sig. Den gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer informerer vi på en passende måde.